ปัญหาจุกจิกกวนใจรายวันของเจ้าของ SME และฝ่ายบัญชี คือการซื้อของตลาดนัด ซื้ออุปกรณ์ช่างร้านปากซอย แล้วได้มาแค่ "บิลเงินสดเล่มละ 10 บาท" ที่เขียนด้วยลายมือแบบลวกๆ พอเอามาเบิกก็โดนสรรพากรปัดตก ฝ่ายบัญชีกุมขมับ บทความนี้จะมาช่วยเปลี่ยนรายจ่ายต้องห้ามเหล่านั้นให้เป็นรายจ่ายบริษัทที่ถูกต้องตามกฎหมายกันครับ
ทำไม "บิลเงินสดทั่วไป" ถึงมีปัญหา? เอกสารบิลเงินสดทั่วไปที่ไม่ระบุชื่อผู้ซื้อ ผู้ขาย ที่อยู่ และวันที่อย่างชัดเจน กรมสรรพากรจะมองว่าเป็น "รายจ่ายต้องห้าม" เนื่องจากเป็นรายจ่ายที่ผู้จ่ายไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน ตามมาตรา 65 ตรี (18) แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งเมื่อพิสูจน์ไม่ได้ บริษัทก็จะเสียประโยชน์ในการนำรายจ่ายส่วนนี้มาคำนวณหักลดหย่อนภาษีนั่นเอง
ทางออกที่ 1: ใช้ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" (กรณีรายจ่ายเล็กน้อย)
- คืออะไร: เป็นเอกสารที่พนักงานหรือผู้เบิกจ่ายเงินเป็นคนเขียนรับรองตัวเองว่า ไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ และได้จ่ายเงินนั้นไปในงานของทางบริษัทจริง พร้อมระบุรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ซื้อมา
- ข้อควรระวัง: วิธีนี้ควรใช้เฉพาะกรณีที่ร้านค้าหรือผู้ให้บริการไม่สามารถออกหลักฐานการรับเงินให้ได้จริงๆ เช่น ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ค่าเดินทาง หรือค่าแท็กซี่ และควรเป็นยอดเงินที่ไม่สูงมากนัก
ทางออกที่ 2: ใช้ "ใบสำคัญรับเงิน" (กรณีจ้างทำของ/ฟรีแลนซ์/ร้านค้าทั่วไป)
- คืออะไร: เป็นเอกสารที่บริษัทจัดทำขึ้นมาเอง เพื่อให้ "ผู้รับเงินหรือผู้ขายสินค้า" ลงลายมือชื่อรับเงินไว้เป็นหลักฐานยืนยันว่าได้รับเงินไปจริง โดยจะใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงชื่อรับเงิน
- หลักฐานสำคัญที่ต้องแนบ: ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน (ซึ่งเป็นผู้ประกอบอาชีพขายสินค้าหรือให้บริการอย่างแท้จริง) พร้อมขีดคร่อมระบุให้ชัดเจนว่าใช้เพื่อรับเงินค่าอะไร และลงลายมือชื่อกำกับ
The Golden Rule (กฎเหล็ก)
ไม่ว่าจะใช้วิธีไหน สิ่งที่จะช่วยยืนยันความโปร่งใสได้ดีที่สุดคือ "สลิปการโอนเงินเข้าบัญชีผู้ขาย" หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) ซึ่งเป็นหลักฐานชั้นดีที่ยืนยันว่าบริษัทได้มีการจ่ายเงินจริง แนะนำเพิ่มเติมว่าบริษัทควรงดหรือลดการใช้เงินสดสดย่อย หากเปลี่ยนเป็นการโอนเงินผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ได้จะดีที่สุด
การซื้อของจากร้านทั่วไปไม่ใช่เรื่องผิด ขอเพียงแค่วางระบบการเบิกจ่ายให้ชัดเจน แนะนำให้บริษัทดาวน์โหลดแบบฟอร์มเอกสารมาตรฐาน เช่น ใบสำคัญรับเงิน และใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ติดออฟฟิศไว้เลย เพื่อให้พนักงานสามารถใช้งานได้ทันที เพียงเท่านี้ก็หมดปัญหาเรื่องการนำบิลเงินสดทั่วไปมาลงบัญชีไม่ได้อีกต่อไปครับ
