ปัญหาคลาสสิกของ SME ที่เช่าตึกแถว ทาวน์โฮม หรือคอนโดทำออฟฟิศ พอถึงสิ้นเดือน บิลค่าไฟฟ้าและค่าน้ำประปามักจะถูกส่งมาในชื่อของ "บุคคลธรรมดา" ซึ่งเป็นเจ้าของตึกหรือเจ้าของมิเตอร์เดิม นักบัญชีหลายคนเห็นแล้วถึงกับส่ายหน้า ไม่กล้าเอาบิลใบนี้มาลงเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท เพราะกลัวว่าสรรพากรจะดีดออกและมองว่าเป็นรายจ่ายส่วนตัว แต่ในความเป็นจริงแล้ว ธุรกิจสามารถนำบิลชื่อคนอื่นมาหักเป็นค่าใช้จ่าย และสามารถ "เคลม VAT 7%" ได้ด้วย หากทำตามกฎเกณฑ์ที่สรรพากรกำหนดครับ!
เงื่อนไขและข้อกำหนด: ทำอย่างไรให้สรรพากรยอมรับ? แม้บิลจะไม่ได้ออกในชื่อบริษัท แต่หากค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้นจากการดำเนินกิจการจริง กรมสรรพากรก็อนุญาตให้นำมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ โดยไม่ถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร
เงื่อนไขสำคัญที่สุดคือ บริษัทจะต้องมี "สัญญาเช่าอาคาร" ที่ระบุข้อตกลงไว้อย่างชัดเจนว่า ผู้เช่า (บริษัท) เป็นผู้รับภาระรับผิดชอบชำระค่าไฟฟ้าและค่าน้ำประปาตลอดอายุสัญญาเช่า หากมีข้อความนี้ระบุไว้ ก็ถือว่าบริษัทมีภาระผูกพันที่ต้องจ่ายเพื่อกิจการอย่างแท้จริง
เช็กลิสต์เอกสารที่ต้องใช้สู้ภาษี และทริคการเคลม VAT 7% เพื่อความสมบูรณ์แบบของเอกสารและการป้องกันการถูกประเมินภาษีย้อนหลัง นักบัญชีควรเตรียมเอกสารตามเช็กลิสต์นี้ครับ:
- การทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher): เมื่อจ่ายค่าน้ำค่าไฟ ให้จัดทำใบสำคัญจ่ายระบุรายละเอียดการจ่ายเงิน พร้อมแนบ "บิลค่าไฟฟ้า/ค่าน้ำประปาฉบับจริง" และ "สำเนาสัญญาเช่า" ที่ระบุเงื่อนไขการรับภาระค่าสาธารณูปโภค
- หลักฐานการจ่ายเงิน: ควรจ่ายเงินโดยการโอนตรงเข้าบัญชีของการไฟฟ้านครหลวง/ส่วนภูมิภาค หรือการประปาฯ แล้วแนบหลักฐานสลิปการโอนเงิน (Bank Slip) เข้ากับใบสำคัญจ่าย เพื่อพิสูจน์ว่าบริษัทเป็นผู้จ่ายเงินจริง
- การจัดการภาษีซื้อ (VAT 7%):
- กรณีทั่วไป (เคลม VAT ไม่ได้): หากใบกำกับภาษีค่าไฟฟ้าหรือค่าน้ำประปายังคงระบุแค่ชื่อเจ้าของตึก ภาษีซื้อที่เกิดขึ้นจะถือเป็น "ภาษีซื้อต้องห้าม" ตามมาตรา 82/5 (1) บริษัทไม่มีสิทธินำมาหักออกจากภาษีขายได้ แต่อนุญาตให้นำยอดภาษีซื้อนั้นไปรวมเป็น "ต้นทุนค่าใช้จ่าย" ของบริษัทได้ทั้งก้อน
- กรณีอยากเคลม VAT (ทริคพิเศษ): กรมสรรพากรมีข้อผ่อนปรนให้ โดยบริษัทสามารถนำสัญญาเช่าไปติดต่อกับการไฟฟ้าฯ หรือการประปาฯ เพื่อขอเพิ่มชื่อบริษัทลงในใบกำกับภาษี โดยให้เจ้าหน้าที่ระบุข้อความเพิ่มเติมว่า "จ่ายชำระค่าบริการโดย บริษัท [ชื่อบริษัทของคุณ] จำกัด" ลงไปในบิล เพียงเท่านี้ บริษัทก็จะได้สิทธินำภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีดังกล่าวมาหักลดหย่อน VAT 7% ได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย 100%!
การจัดเก็บข้อมูล: ผูกบิลเข้ากับสัญญาด้วย ACCOS AI OCR การจัดการบิลที่ไม่ได้เป็นชื่อบริษัทมักสร้างความสับสนเวลาที่สรรพากรเข้าตรวจ เพราะต้องคอยวิ่งหาเอกสารสัญญาเช่ามายืนยันคู่กันเสมอ
เปลี่ยนความยุ่งยากนี้ด้วยระบบ ACCOS AI OCR ทันทีที่คุณสแกนหรือถ่ายรูปบิลค่าไฟชื่อเจ้าของตึกเข้าระบบ AI จะทำการอ่านยอดเงินและสกัดข้อมูลให้อัตโนมัติ ความพิเศษคือคุณสามารถใช้ฟีเจอร์ การติดป้ายกำกับ (Tagging) เพื่อผูกไฟล์ภาพบิลใบนี้เข้ากับ "ไฟล์สัญญาเช่าอาคาร" บนระบบ Cloud ได้ทันที เมื่อถึงเวลาสิ้นปีหรือเวลาที่ถูกสุ่มตรวจ นักบัญชีก็สามารถค้นหาคีย์เวิร์ดและดึงเอกสารทั้งชุดที่เชื่อมโยงกันออกมายืนยันกับเจ้าหน้าที่ได้อย่างรวดเร็วและเป็นมืออาชีพ
👉 จบปัญหาบิลค่าน้ำค่าไฟชื่อคนอื่นและลดภาระการคีย์บัญชีด้วยมือ! เริ่มต้นใช้งานระบบ AI OCR จาก ACCOS วันนี้ เพื่อยกระดับการควบคุมภายในให้เป๊ะทุกรายการ และคืนเวลาอันมีค่าให้กับทีมบัญชีของคุณ นัดสาธิตการใช้งานฟรี! ได้แล้วที่นี่
