"พี่บัญชีคะ ยอดที่หนูเบิกค่าเดินทางไปเมื่อเดือนก่อน จะได้คืนวันไหนคะ?" ประโยคยอดฮิตประจำออฟฟิศที่ทำให้นักบัญชีต้องลอบถอนหายใจ ส่วนพนักงานที่มาถามก็เริ่มรู้สึกหมดไฟ! หลายองค์กรอาจไม่เคยรู้เลยว่า ระบบการเบิกค่าใช้จ่ายพนักงานที่ล่าช้า จุกจิก และเต็มไปด้วยขั้นตอนที่ยุ่งยาก คือหนึ่งใน "ตัวการเงียบ" ที่บั่นทอนวัฒนธรรมองค์กรและ Employee Experience อย่างคาดไม่ถึง
เจาะลึกความน่าเบื่อ: เมื่อการเบิกเงินกลายเป็นภาระ
1. กระบวนการแมนนวลสุดล้าหลัง ลองจินตนาการถึงภาพพนักงานเซลส์ที่วิ่งงานมาเหนื่อยๆ แต่พอกลับถึงออฟฟิศ แทนที่จะได้โฟกัสกับการปิดยอดขาย กลับต้องมานั่งเอากาวทาแปะบิลค่าทางด่วนและค่าอาหารลงบนกระดาษ A4 กรอกแบบฟอร์มเบิกเงินด้วยลายมือ แล้วเดินถือแฟ้มตระเวนขอรายเซ็นจากหัวหน้าไปทีละโต๊ะ... นี่คือความน่าเบื่อหน่ายที่ผลาญเวลาทำงานอันมีค่าไปอย่างเปล่าประโยชน์
2. ต้นทุนแฝงของความผิดพลาด (และเงินที่ถูกแช่แข็ง) ความเจ็บปวดไม่ได้จบแค่ตอนส่งเอกสาร เพราะหลายครั้งบัญชีต้อง "ตีกลับ" เอกสารเบิกเงิน! สาเหตุก็เป็นเรื่องคลาสสิก เช่น กาวหลุดบิลหายไปไหนไม่รู้ หมึกกระดาษเทอร์มอลซีดจางจนอ่านยอดไม่ออก หรือพนักงานคีย์ตัวเลขผิดไปหลักเดียว
ผลลัพธ์คือบัญชีต้องเสียเวลาทำงานซ้ำซ้อนเพื่อตามทวงบิลใหม่ ส่วนพนักงานก็ต้อง "สำรองจ่ายเงินส่วนตัว" ไปฟรีๆ นานข้ามเดือนกว่าจะได้เงินคืน การปล่อยให้พนักงานแบกรับภาระทางการเงินนานๆ ย่อมส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจและความรู้สึกผูกพันต่อองค์กรอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
อัปเกรด Employee Experience สู่ยุคดิจิทัลด้วย ACCOS
หมดยุคกาวแท่งและกระดาษ A4! ถึงเวลาเปลี่ยนความฝืดเคืองในระบบหลังบ้าน ให้กลายเป็นความประทับใจที่พนักงานสัมผัสได้ ด้วยการนำเทคโนโลยีอย่าง ACCOS เข้ามาจัดการกระบวนการเบิกเงินให้จบในคลิกเดียว
- ถ่ายรูปปุ๊บ เบิกปั๊บ: พนักงานไม่จำเป็นต้องหอบบิลกลับออฟฟิศ แค่นั่งอยู่บนแท็กซี่ก็สามารถกดถ่ายรูปสลิปหรือบิลค่าเดินทางผ่านมือถือได้ทันที
- AI จัดการข้อมูลอัตโนมัติ: ระบบ AI ของ ACCOS จะทำหน้าที่ดึงตัวเลข ยอดเงิน วันที่ และชื่อร้านค้าออกมาให้อัตโนมัติ โดยที่พนักงานไม่ต้องพิมพ์เอง ลดปัญหาการกรอกเลขผิดหรือบิลซีดจาง
- อนุมัติไว คืนเงินทันใจ: ข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งเข้าคิวอนุมัติแบบดิจิทัล หัวหน้าสามารถกด Approve ผ่านมือถือได้เลย ส่วนฝ่ายบัญชีก็ตรวจสอบง่ายเพราะมีข้อมูลและรูปถ่ายบิลแนบมาให้ครบถ้วน คืนเงิน ให้พนักงานได้รวดเร็วทันใจ
เมื่อระบบเบิกเงินลื่นไหล พนักงานก็ได้เงินคืนไว มีกำลังใจในการทำงานและพร้อมลุยงานหลักต่อ ส่วนฝ่ายบัญชีก็ลดความตึงเครียด ไม่ต้องคอยตามทวงบิลให้เสียสุขภาพจิต ถือเป็นสถานการณ์ที่ Win-Win และช่วยยกระดับ Employee Experience ขององค์กรได้อย่างแท้จริง !
แหล่งข้อมูลอ้างอิงเพื่อศึกษาเพิ่มเติม:
