เจอลูกหนี้เบี้ยวหนี้ชวนปวดหัวแล้ว ไม่อยากปวดหัวซ้ำสองตอนปลายปี... การทำธุรกิจย่อมหนีไม่พ้นการให้เครดิตเทอม แต่เมื่อถึงเวลาทวงถามแล้วลูกหนี้หนีหาย ไม่ยอมจ่าย สิ่งที่นักบัญชีต้องเผชิญคือการจัดการกับตัวเลขที่ค้างเติ่งอยู่ในงบการเงิน หลายกิจการเลือกที่จะลบตัวเลขนี้ทิ้งดื้อๆ แต่รู้หรือไม่ครับว่า หากทำผิดขั้นตอนกฎหมาย สรรพากรจะไม่ยอมรับให้การ "ตัดหนี้สูญ" นั้นเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท และจะสั่ง "บวกกลับ" ทำให้คุณต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลเพิ่มขึ้น! บทความนี้จะพากางคู่มือจำหน่ายหนี้สูญที่ถูกต้องกันครับ
เงื่อนไขกฎกระทรวง ฉบับที่ 186: กฎเหล็กของการจำหน่ายหนี้สูญ หลายคนอาจจะยังคุ้นเคยกับเพดานหนี้สูญแบบเก่า (ไม่เกิน 1 แสน / ไม่เกิน 5 แสน / เกิน 5 แสนบาท) แต่ปัจจุบัน กรมสรรพากรได้อัปเดตขยายเพดานมูลหนี้ใหม่ตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (แก้ไขเพิ่มเติมฉบับที่ 374) เพื่อให้สอดคล้องกับสภาพเศรษฐกิจ โดยหนี้ที่จะตัดสูญได้ ต้องเป็นหนี้จากการประกอบกิจการที่ยังไม่ขาดอายุความ และต้องปฏิบัติตามเกณฑ์ 3 ระดับ ดังนี้:
- หนี้ไม่เกิน 200,000 บาท (เดิม 1 แสนบาท): ทำได้ง่ายที่สุด เพียงแค่มี "หลักฐานการติดตามทวงถามตามสมควร" แล้วแต่ยังไม่ได้รับชำระ และกรรมการบริษัทพิจารณาแล้วว่า หากฟ้องร้องศาลไป ค่าใช้จ่ายศาลและทนายความจะไม่คุ้มกับหนี้ที่จะได้รับคืน ก็สามารถสั่งจำหน่ายเป็นหนี้สูญได้เลย
- หนี้ไม่เกิน 2,000,000 บาท (เดิม 5 แสนบาท): ต้องทวงถามแล้ว และต้องยกระดับเป็น "การดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีแพ่ง" โดยต้องรอให้ ศาลได้มีคำสั่งรับคำฟ้องนั้นแล้ว (หรือยื่นขอรับชำระหนี้ในคดีล้มละลาย) จึงจะสามารถจำหน่ายหนี้สูญได้
- หนี้เกิน 2,000,000 บาท (เดิมเกิน 5 แสนบาท): เกณฑ์จะเข้มงวดที่สุด คือต้องฟ้องศาลแพ่งจนศาลมีคำพิพากษา และต้องไปถึงขั้น "มีรายงานการบังคับคดีครั้งแรกของเจ้าพนักงานบังคับคดี" ที่แสดงให้เห็นว่าลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สินใดๆ จะชำระหนี้ได้แล้ว หรือลูกหนี้ถึงแก่ความตาย/ล้มละลายและไม่มีทรัพย์สินเหลือแล้วจริงๆ จึงจะตัดหนี้สูญได้
วิธีบันทึกบัญชี: แยกให้ออกระหว่าง "ทางบัญชี" กับ "ทางภาษี" ความสับสนของนักบัญชีมักอยู่ที่ความแตกต่างของการบันทึกบัญชี สภาวิชาชีพบัญชีได้อธิบายข้อแตกต่างนี้ไว้อย่างชัดเจน:
- ทางบัญชี (ทำได้ทันที): เมื่อกิจการคาดว่าจะเก็บเงินไม่ได้ นักบัญชีจะตั้ง "หนี้สงสัยจะสูญ (Bad Debt Expense)" เป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน คู่กับ "ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ" ทันที เพื่อสะท้อนความจริง แต่ระวังให้ดี! ค่าใช้จ่ายก้อนนี้ประมวลรัษฎากรไม่ยอมรับ และถือเป็น "รายจ่ายต้องห้าม" ตามมาตรา 65 ตรี (1) นักบัญชีต้องทำรายการบวกกลับ (Add-back) ก่อนคำนวณภาษี
- ทางภาษี (จำหน่ายหนี้สูญ): เมื่อกิจการได้ดำเนินการทวงถาม แจ้งโนติส หรือฟ้องศาล "ครบถ้วนตามเงื่อนไขของกฎกระทรวง ฉบับที่ 186" แล้ว กิจการจึงจะสามารถล้างบัญชีลูกหนี้ออก และใช้สิทธินำยอดหนี้นั้นมาถือเป็น "รายจ่ายทางภาษี" ที่นำไปลดหย่อนภาษีเงินได้นิติบุคคลได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย
การควบคุมภายใน: คัดกรองด้วย Aging Report ป้องกันหนี้ขาดอายุความ กุญแจสำคัญที่จะทำให้บริษัทตัดหนี้สูญได้สำเร็จ คือ "เรื่องของเวลา" เพราะกฎหมายระบุว่า "หนี้ต้องยังไม่ขาดอายุความ" การควบคุมภายในที่ดีจึงต้องอาศัย รายงานอายุลูกหนี้ (Aging Report)
กิจการควรตั้งรอบการตรวจสอบ Aging Report ทุกสิ้นเดือน เพื่อคัดกรองว่าลูกหนี้รายใดค้างชำระเกินกำหนด (Overdue) ไปแล้ว 90 วัน หรือ 180 วัน เมื่อพบสัญญาณอันตราย ฝ่ายบัญชีจะได้ส่งเรื่องต่อให้ฝ่ายกฎหมายออกจดหมายทวงถาม (Notice) และเตรียมฟ้องร้องได้ทันตามกรอบเวลาของกฎหมาย
👉 จบปัญหาตามสืบลูกหนี้จนเอกสารกระจัดกระจายและลดภาระการคีย์บัญชีด้วยมือ! เริ่มต้นใช้งานระบบจาก ACCOS วันนี้ เพื่อยกระดับการควบคุมภายใน จัดการเอกสารรายได้ให้อัปเดตแบบเรียลไทม์ และคืนเวลาอันมีค่าให้กับทีมบัญชีของคุณ นัดสาธิตการใช้งานฟรี! ได้แล้วที่นี่
