ออกใบกำกับภาษีผิด ต้องทำอย่างไร? เปิดคู่มือแก้ไขให้ถูกต้องตามหลักกรมสรรพากร

ออกใบกำกับภาษีผิด ต้องทำอย่างไร? เปิดคู่มือแก้ไขให้ถูกต้องตามหลักกรมสรรพากร สำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) “ใบกำกับภาษี” ถือเป็นเอกสารสำคัญทางกฎหมายที่ต้องออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือบริการทุกครั้ง เพื่อแสดงมูลค่าและภาษีที่เรียกเก็บ โดยกิจการที่อยู่ในบังคับภาษีมูลค่าเพิ่มและมีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ย่อมหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเจอกับเอกสารเหล่านี้อยู่เป็นประจำ

แต่เมื่อทำบ่อยเข้าก็อาจมีบางครั้งที่เกิดความผิดพลาดขึ้นมา เช่น พิมพ์ชื่อลูกค้าผิด, ใส่ที่อยู่ไม่ครบ หรือคำนวณตัวเลขคลาดเคลื่อนจนลูกค้าขอให้แก้ไข คำถามที่ตามมาคือ “ออกใบกำกับภาษีผิด ต้องทำอย่างไร?”

วันนี้เราได้สรุปวิธีแก้ไขตามหลักเกณฑ์แต่ละกรณีที่ถูกต้องมาฝากครับ

กรณีที่ 1: การยกเลิกใบเดิม แล้วออกใบใหม่ (สำหรับความผิดพลาดทั่วไป)

หากใบกำกับภาษีมีข้อมูลส่วนที่เป็นสาระสำคัญผิดพลาด ไม่ถูกต้อง หรือไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ เช่น ชื่อหรือที่อยู่ของลูกค้าไม่ตรงตามที่จดทะเบียนไว้ หรือ จำนวนเงินค่าภาษีมูลค่าเพิ่มสูงหรือต่ำกว่าความเป็นจริง วิธีการแก้ไขที่ถูกต้องตามเกณฑ์สรรพากรคือ "ต้องทำการยกเลิกใบกำกับภาษีเดิม แล้วออกฉบับใหม่ที่ถูกต้องแทน" โดยมีขั้นตอนปฏิบัติ 4 ข้อ ดังนี้ครับ

ขั้นตอนการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่

1. เรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิม

ผู้ประกอบการต้องเรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิมจากผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ แล้วนำมาประทับตราว่า “ยกเลิก” หรือขีดฆ่าให้ชัดเจน จากนั้นเก็บไว้รวมกับสำเนาใบกำกับภาษีฉบับเดิม เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบ

2. ออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่

ใบกำกับภาษีฉบับใหม่ต้องใช้ เลขที่ใหม่ แต่ต้องลง วัน เดือน ปี ให้ตรงกับวัน เดือน ปี ของใบกำกับภาษีฉบับเดิม ที่ถูกยกเลิก จุดนี้สำคัญมาก เพราะสำหรับใบกำกับภาษีทั่วไป การออกฉบับใหม่ไม่ได้หมายความว่าจะเปลี่ยนวันที่เป็นวันที่แก้ไขเอกสารโดยอัตโนมัติ

3. ระบุข้อความว่าเป็นการยกเลิกและออกฉบับใหม่แทน

ในใบกำกับภาษีฉบับใหม่ ต้องระบุข้อความว่า

“เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ ... เล่มที่ ...”

พร้อมทั้งหมายเหตุการยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมไว้ใน รายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่

4. เก็บเอกสารประกอบการยกเลิกให้ครบถ้วน

ลูกค้าที่ขอเปลี่ยนใบกำกับภาษีจะต้องถ่ายเอกสารใบกำกับภาษีฉบับเดิม (ที่ขอยกเลิก) เก็บติดเรื่องไว้ และต้องส่งมอบต้นฉบับที่ขอยกเลิกนั้นคืนให้แก่ทางผู้ประกอบการเพื่อนำไปรวมไว้เป็นหลักฐาน

กรณีที่ 2: การแก้ไขข้อมูลในใบเดิม (เฉพาะข้อมูลของ "ผู้ออกใบกำกับภาษี")

ตามปกติแล้วเราไม่สามารถขีดฆ่าหรือแก้ไขข้อความบนใบกำกับภาษีได้เองครับ แต่กรมสรรพากรมีข้อยกเว้นและผ่อนปรนให้ตาม คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป. 46/2537 โดยอนุญาตให้ผู้ประกอบการแก้ไขเปลี่ยนแปลงรายการในใบกำกับภาษีฉบับเดิมได้ เฉพาะข้อมูลส่วนของ "ผู้ออกใบกำกับภาษี" ภายใต้เงื่อนไขดังต่อไปนี้

1. การแก้ไขที่อยู่ของผู้ออกใบกำกับภาษี

สามารถแก้ไขที่อยู่ของผู้ออกใบกำกับภาษีได้ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงทางราชการ เช่น การเปลี่ยนเลขที่บ้าน ชื่อถนน หมู่บ้าน ตำบล/แขวง อำเภอ/เขต หรือจังหวัด หรือมีการแบ่งเขตใหม่

• การแก้ไขทำได้โดยเขียนที่อยู่ที่ถูกต้องพร้อมลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข หรือประทับตรายางที่อยู่ที่ถูกต้องเพิ่มเติม ทั้งนี้ ใบกำกับภาษีที่นำมาแก้ไขต้องอยู่ภายในระยะเวลา ไม่เกิน 1 ปี นับแต่วันที่ทางราชการประกาศการเปลี่ยนแปลงหรือแบ่งเขตใหม่ตามเงื่อนไขที่กำหนด

2. การแก้ไขเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบกำกับภาษี

ในกรณีที่เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบกำกับภาษีมีการเปลี่ยนแปลงตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด สามารถแก้ไขโดยเขียนเลขที่ถูกต้องพร้อมลงลายมือชื่อกำกับ หรือประทับตรายางเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรที่ถูกต้องเพิ่มเติมได้

• เช่นเดียวกัน การแก้ไขต้องเป็นไปตามเงื่อนไขเรื่องระยะเวลา ไม่เกิน 1 ปีนับแต่วันที่กรมสรรพากรแจ้งการเปลี่ยนแปลงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรใหม่ ดังนั้น กรณีที่สามารถแก้ไขในใบกำกับภาษีฉบับเดิมได้จึงมีขอบเขตเฉพาะ ไม่ควรนำหลักนี้ไปใช้กับข้อมูลอื่นโดยอัตโนมัติ

แล้ว “ชื่อหรือที่อยู่ของลูกค้า” ผิด ต้องทำอย่างไร?

กรณีชื่อหรือที่อยู่ของลูกค้าผิด ไม่จำเป็นต้องยกเลิกใบกำกับภาษีทุกครั้ง หากเป็นเพียงความผิดพลาดเล็กน้อย เช่น สะกดชื่อผิด แต่ยังระบุได้ชัดเจนว่าเป็นลูกค้ารายเดิม หรือที่อยู่ไม่ครบแต่ยังสามารถระบุสถานประกอบการได้ชัดเจน อาจยังถือว่าใบกำกับภาษีมีรายการครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร

• แต่หากข้อมูลผิดในสาระสำคัญจนทำให้เข้าใจว่าเป็นคนละบุคคลหรือนิติบุคคล จึงควรยกเลิกใบเดิมและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่ให้ถูกต้อง

ป้องกันใบกำกับภาษีผิดตั้งแต่ต้น ด้วยตัวช่วยที่ลดงานคีย์ข้อมูล

การแก้ไขใบกำกับภาษีที่ออกผิดอาจมีหลายขั้นตอน ดังนั้น นอกจากรู้วิธีแก้ไขให้ถูกต้องแล้ว การลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดตั้งแต่ขั้นตอนแรกก็สำคัญไม่แพ้กัน การคีย์ข้อมูลด้วยมือซ้ำ ๆ อาจเพิ่มโอกาสเกิด Human Error ตั้งแต่การพิมพ์ชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ ไปจนถึงยอดเงินและ VAT

ACCOS จึงเข้ามาช่วยลดภาระในขั้นตอนนี้ ด้วย AI ที่สามารถอ่านและดึงข้อมูลจากเอกสารบัญชี เช่น ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จ เพื่อนำข้อมูลไปจัดการต่อได้อย่างเป็นระบบ ช่วยลดงาน Data Entry และทำให้นักบัญชีมีเวลาไปโฟกัสกับการตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลมากขึ้น

เพราะงานบัญชีที่ดีไม่ใช่แค่ “แก้ให้ถูกเมื่อผิด” แต่คือการ ลดโอกาสผิดตั้งแต่ต้นทาง

👉 จบปัญหางานเอกสารกระจัดกระจายและลดภาระการคีย์บัญชีด้วยมือ! เริ่มต้นใช้งานระบบ AI OCR จาก ACCOS วันนี้ เพื่อยกระดับการควบคุมภายใน จัดการบิลและเอกสารรายได้ให้เป๊ะทุกรายการ และคืนเวลาอันมีค่าให้กับทีมบัญชีของคุณ นัดสาธิตการใช้งานฟรี! ได้แล้วที่นี่