ใช้คู่กับโปรแกรมบัญชี
ACCOS for Express
สำนักงานบัญชีไทยจำนวนมากทำงานบน Express และทุกเอกสารต้องคีย์เข้าทีละใบ ACCOS ไม่ได้มาแทน Express แต่ทำงานข้างกัน ACCOS อ่านเอกสารและหารหัสให้ตรงกับข้อมูลหลักของคุณ แล้ว ACCOS RPA บันทึกเข้า Express ให้ ทีมของคุณเปลี่ยนจากคนคีย์เป็นคนตรวจ
ACCOS กับ Express แบ่งงานกันอย่างไร
ไม่ต้องย้ายข้อมูล ไม่ต้องเปลี่ยนโปรแกรม ไม่ต้องเปลี่ยนวิธีปิดงบ
บนเว็บ
ACCOS
อ่านเอกสาร จับคู่รหัสลูกค้า ผู้จำหน่าย และสินค้า ตรวจความถูกต้อง แล้วเตรียมข้อมูลตามประเภทเอกสาร
บนเครื่องที่ใช้ Express
ACCOS RPA
รับข้อมูลที่เตรียมไว้ แล้วบันทึกเข้า Express ให้แทนการคีย์ทีละใบ
โปรแกรมบัญชีของคุณ
Express
ยังเป็นสมุดบัญชีหลักเหมือนเดิม รายงานและการปิดงบใช้ที่เดิมทั้งหมด
ขั้นตอนการทำงาน
- 1
ดึงข้อมูลหลักจาก Express มาครั้งแรก
ACCOS RPA นำผังบัญชี ลูกค้า ผู้จำหน่าย สินค้า และธนาคารที่มีอยู่ใน Express เข้ามาใน ACCOS รหัสจึงตรงกันตั้งแต่เริ่ม
- 2
อัปโหลดเอกสารของงวด
เลือกประเภทเอกสาร แล้วลากใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หรือใบแจ้งหนี้เข้ามาทีละใบหรือทั้งชุด รองรับ PDF และรูปถ่าย
- 3
ตรวจเฉพาะที่ระบบทำเครื่องหมาย
ACCOS สรุปว่าเอกสารกี่ใบ กี่แถว และมีจุดไหนต้องตรวจ ช่องที่ไม่แน่ใจจะถูกทำเครื่องหมาย ที่เหลือผ่านได้เลย
- 4
ส่งให้ ACCOS RPA บันทึกเข้า Express
กดสร้างไฟล์ของประเภทเอกสารนั้น ไฟล์ไปรอที่เครื่องที่ติดตั้ง ACCOS RPA แล้วให้ ACCOS RPA บันทึกเข้า Express
ประเภทเอกสารที่รองรับ
รหัสตรงกับเมนูของ Express ที่คุณใช้อยู่ ทุกประเภทนำเข้า Express ได้แล้ว ป้ายเบต้าหมายถึง AI ยังอ่านเอกสารประเภทนั้นมาไม่มาก
ฝั่งซื้อ
- RRซื้อเงินเชื่อ
- HPซื้อเงินสด
- GRส่งคืนซื้อ
ฝั่งขาย
- IVขายเงินเชื่อ
- HSขายเงินสด
- SRลดหนี้ขาย
- DRเพิ่มหนี้ขาย
รับ-จ่ายเงิน
- REรับชำระหนี้
- PSจ่ายชำระหนี้
- ฝาก/ถอนธนาคารเบต้า
อื่น ๆ
- OEค่าใช้จ่ายอื่นเบต้า
- OIรายได้อื่นเบต้า
- CAปรับปรุงต้นทุนเบต้า
- JVสมุดรายวันเบต้า
- รับ/จ่ายสินค้าเบต้า
งานที่ ACCOS ทำแทนคนคีย์ Express
งานที่กินเวลาที่สุดใน Express ไม่ใช่ตัวเอกสาร แต่เป็นการหารหัสให้ตรงและเช็กว่าไม่มีอะไรตกหล่น
รหัสคู่ค้าตามเลขผู้เสียภาษีก่อนชื่อ
ACCOS จับคู่ลูกค้าและผู้จำหน่ายด้วยเลขผู้เสียภาษีเป็นหลัก บริษัทชื่อคล้ายกันจึงไม่ปนกัน และถ้าเลขบนเอกสารขัดกับข้อมูลหลัก ระบบจะไม่ผูกให้
รหัสสินค้าของคุณ ไม่ใช่ของผู้ขาย
รหัสสินค้าในแต่ละบรรทัดมาจากข้อมูลหลักของบริษัทคุณ บรรทัดที่หาคู่ไม่เจอจะถูกทำเครื่องหมายให้ตรวจ
ไม่มีเอกสารหายระหว่างทาง
ทุกใบลงไฟล์เสมอ ช่องที่ตัดสินใจแทนไม่ได้เว้นว่างไว้ ทำสีเหลือง และมีหมายเหตุบอกว่าต้องกรอกอะไร
คู่ค้าและสินค้าใหม่ แยกไฟล์ให้
รายการที่ยังไม่มีใน Express ถูกรวมเป็นไฟล์ข้อมูลหลัก พร้อมเสนอรหัสใหม่ตามรูปแบบที่คุณใช้ สร้างครั้งเดียวแล้วใช้ต่อได้
รับ-จ่ายชำระ ตรวจกับธนาคารก่อน
ใบรับและใบจ่ายชำระถูกจับคู่กับรายการเดินบัญชีธนาคาร และส่งออกได้เมื่อยืนยันครบทุกรายการ
ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่ Express ต้องการ
วันที่เป็น พ.ศ. เลขศูนย์นำหน้าในรหัสและเลขผู้เสียภาษีไม่หาย หมายเหตุยาวเกินถูกตัดทั้งคำ ไม่ตัดกลางคำ เลขที่เอกสารที่ยาวเกินจะเว้นไว้ให้แก้ ไม่ตัดทิ้งเอง
เตือนเลขที่เอกสารซ้ำ
ถ้ามีเลขที่เอกสารซ้ำกันในชุดเดียวกัน ACCOS เก็บไว้ครบทุกแถวและเตือนให้ตรวจ ไม่ยุบรวมกันเอง
รู้ว่าใครส่งออกอะไร เมื่อไร
เอกสารแต่ละใบมีประวัติการส่งออกไป Express ตรวจย้อนหลังได้ว่าเคยส่งแล้วหรือยัง
จากเอกสารชุดเดียวกัน ได้เพิ่มอีก
เอกสารที่อ่านแล้วสำหรับ Express ใช้ต่อได้ทันที ไม่ต้องอัปโหลดซ้ำ
- รายงานภาษีซื้อ / ภาษีขาย
- ไฟล์ยื่น ภ.ง.ด.3 / ภ.ง.ด.53
- ร่างรายการบันทึกบัญชีให้ตรวจก่อน
สิ่งที่ควรรู้ก่อนเริ่ม
- AI อ่านเอกสารได้ดีขึ้นเรื่อย ๆ แต่ยังไม่สมบูรณ์ทุกใบ โดยเฉพาะเอกสารสแกนไม่ชัดหรือรูปแบบที่ไม่เคยเห็น จึงควรตรวจช่องที่ระบบทำเครื่องหมายก่อนสร้างไฟล์ทุกครั้ง และสำหรับประเภทที่ติดป้ายเบต้า ควรเริ่มจากชุดเล็กแล้วตรวจยอดใน Express ก่อนขยาย
- ฝาก/ถอนธนาคาร ส่งออกทุกรายการในรายการเดินบัญชี รวมรายการที่อาจบันทึกไปแล้ว ต้องตรวจก่อนบันทึก
- เอกสารที่ไม่มีเลขผู้เสียภาษี ACCOS ต้องจับคู่จากชื่อ ซึ่งอาจเลือกรายที่ชื่อคล้ายกันได้ ควรตรวจช่องรหัสคู่ค้าของเอกสารกลุ่มนี้
คำถามที่พบบ่อย
ACCOS ทำงานร่วมกับ Express อย่างไร
ACCOS บนเว็บอ่านเอกสารและเตรียมข้อมูลให้ครบตามที่ Express ต้องใช้ จากนั้น ACCOS RPA ซึ่งติดตั้งบนเครื่องที่ใช้ Express เป็นตัวบันทึกข้อมูลเข้า Express ให้ Express ยังเป็นสมุดบัญชีหลักของคุณเหมือนเดิม ไม่ต้องย้ายโปรแกรม
ต้องใช้ ACCOS RPA ด้วยไหม
ต้องใช้ ข้อมูลที่ ACCOS เตรียมไว้ออกแบบมาให้ ACCOS RPA เป็นผู้บันทึกเข้า Express โดยไฟล์จะถูกส่งไปรอที่เครื่องที่ติดตั้ง ACCOS RPA เอง ไม่ต้องดาวน์โหลดแล้วย้ายไฟล์ด้วยมือ
ลูกค้า ผู้จำหน่าย และสินค้าที่มีอยู่ใน Express แล้ว ต้องคีย์ใหม่ใน ACCOS ไหม
ไม่ต้อง ACCOS RPA ดึงข้อมูลหลักที่มีอยู่ใน Express เช่น ผังบัญชี ลูกค้า ผู้จำหน่าย สินค้า ธนาคาร แผนก และโครงการ เข้ามาใน ACCOS ให้ ACCOS จึงใช้รหัสเดียวกับที่ Express ใช้อยู่แล้วตั้งแต่วันแรก
ถ้าเอกสารมีคู่ค้าหรือสินค้าที่ยังไม่มีใน Express
ACCOS แยกรายการที่ยังไม่มีออกมาเป็นไฟล์ข้อมูลหลักต่างหาก พร้อมเสนอรหัสใหม่ตามรูปแบบรหัสที่คุณใช้ ให้สร้างใน Express ครั้งเดียวก่อนบันทึกเอกสารชุดนั้น
ถ้าข้อมูลบางช่อง ACCOS ตัดสินใจแทนไม่ได้ จะเกิดอะไรขึ้น
เอกสารทุกใบยังอยู่ในไฟล์ครบ ช่องที่ตัดสินใจไม่ได้จะเว้นว่างไว้ ไม่เดา และทำสีเหลืองพร้อมหมายเหตุบอกว่าต้องกรอกอะไร ก่อนสร้างไฟล์ ACCOS จะสรุปจำนวนเอกสาร จำนวนแถว และรายการที่ต้องตรวจให้ยืนยันก่อน
รองรับเอกสารกี่ประเภท
นำเข้า Express ได้ครบ 15 ประเภทผ่าน ACCOS RPA ครอบคลุมซื้อ ขาย รับ-จ่ายชำระหนี้ ฝาก/ถอนธนาคาร ค่าใช้จ่ายและรายได้อื่น ปรับปรุงต้นทุน สมุดรายวัน และรับ/จ่ายสินค้า โดย 6 ประเภทหลังนี้ AI ยังอ่านเอกสารจริงมาไม่มาก จึงยังติดป้ายเบต้า
รับชำระและจ่ายชำระหนี้ ตรวจกับบัญชีธนาคารอย่างไร
อัปโหลดใบรับหรือใบจ่ายชำระพร้อมรายการเดินบัญชีธนาคาร ACCOS จับคู่ยอดแต่ละรายการกับรายการในธนาคาร และจะส่งออกได้เมื่อทุกรายการได้รับการยืนยันแล้วเท่านั้น
โปรแกรมบัญชีอื่น
เริ่มกับเอกสารชุดจริงของคุณ
อัปโหลดเอกสารงวดที่กำลังทำอยู่ แล้วดูผลก่อนตัดสินใจ
ทดลอง ACCOS ฟรี