คำศัพท์บัญชีและภาษีไทย — คู่มืออ้างอิงสำหรับ SME

รวมคำศัพท์ที่ SME ไทยและผู้ประกอบการมักเจอในงานบัญชีและภาษี อธิบายตรงประเด็น ไม่ต้องอ่านตำรา

WHT

Withholding Tax — ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ภาษีที่ผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักออกจากยอดที่จ่ายให้ผู้รับ แล้วนำส่งกรมสรรพากรแทน เช่น จ่ายค่าบริการ 10,000 บาท หัก 3% = 300 บาท ผู้รับได้ 9,700 บาท บริษัทนำส่ง 300 บาทให้กรมสรรพากร อัตราการหักขึ้นอยู่กับประเภทรายได้ (3-15%) และประเภทผู้รับ (บุคคลธรรมดา vs นิติบุคคล) ACCOS ดึงข้อมูลจากหนังสือรับรองการหักภาษีอัตโนมัติและส่งออกเป็น Excel สำหรับยื่น ภ.ง.ด.

e-Tax Invoice

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

ใบกำกับภาษีในรูปแบบไฟล์ XML หรือ PDF ที่ออกผ่านระบบ e-Tax Invoice ของกรมสรรพากร มีลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) รับรองความถูกต้อง แทนใบกำกับภาษีกระดาษแบบเดิม ธุรกิจที่มีรายได้เกิน 30 ล้านบาทต้องออก e-Tax Invoice ตามกฎหมาย ACCOS อ่านและดึงข้อมูลจาก e-Tax Invoice PDF ได้โดยตรงเช่นเดียวกับใบกำกับภาษีทั่วไป

ภ.ง.ด.3

แบบยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับบุคคลธรรมดา

แบบยื่นภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายสำหรับการจ่ายเงินให้บุคคลธรรมดา ครอบคลุมค่าบริการ ค่าเช่า ค่าวิชาชีพ ค่านายหน้า ต้องยื่นภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (หรือ 15 ถ้ายื่น e-Filing) ถ้าไม่ยื่นหรือยื่นช้ามีค่าปรับ ACCOS ดึงข้อมูลจากหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และจัดประเภทเป็น ภ.ง.ด.3 อัตโนมัติ

ภ.ง.ด.53

แบบยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับนิติบุคคล

แบบยื่นภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายสำหรับการจ่ายเงินให้นิติบุคคล (บริษัทหรือห้างหุ้นส่วน) อัตราหักโดยทั่วไปอยู่ที่ 1-5% ขึ้นกับประเภทรายได้ กำหนดยื่นเดียวกับ ภ.ง.ด.3 ถ้าธุรกิจจ่ายทั้งบุคคลธรรมดาและนิติบุคคลในเดือนเดียวกัน ต้องยื่นทั้งสองแบบ ACCOS ช่วยจัดแยกเอกสาร WHT ว่าใบไหนควรอยู่ในแบบ ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53

ภ.ง.ด.1

แบบยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับเงินเดือนพนักงาน

แบบยื่นภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายสำหรับเงินได้จากการจ้างแรงงาน (เงินเดือน ค่าจ้างพนักงานประจำ) นายจ้างคำนวณและหักภาษีตามอัตราก้าวหน้า แล้วยื่นทุกเดือนภายใน 7 วัน ต่างจาก ภ.ง.ด.3/53 ตรงที่ใช้กับพนักงานประจำเท่านั้น ไม่ใช่ฟรีแลนซ์หรือผู้ให้บริการภายนอก ขณะนี้ ACCOS เน้นประมวลผล ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 เป็นหลัก

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ vs ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ

ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ (Full Tax Invoice) ต้องมีข้อมูลครบ: ชื่อ-ที่อยู่-เลขทะเบียนนิติบุคคลของผู้ออกและผู้รับ เลขที่เอกสาร วันที่ รายการสินค้า/บริการ ราคา และ VAT แยกต่างหาก ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (Abbreviated Tax Invoice) ไม่ต้องระบุชื่อ-ที่อยู่ผู้ซื้อ ใช้ได้กับการขายปลีกทั่วไป แต่ผู้ซื้อไม่สามารถขอคืน VAT ได้จากใบย่อ ACCOS ดึงข้อมูลได้จากใบกำกับภาษีทั้งสองประเภท

ผังบัญชี (Chart of Accounts)

รายชื่อบัญชีทั้งหมดที่ธุรกิจใช้บันทึกธุรกรรมทางการเงิน จัดเป็นหมวดหมู่ตามมาตรฐาน: สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของผู้ถือหุ้น รายได้ และค่าใช้จ่าย ผังบัญชีของแต่ละบริษัทแตกต่างกันตามประเภทธุรกิจ ACCOS Custom Template ใช้ผังบัญชีของบริษัทในการ mapping ข้อมูลเอกสารให้ตรงกับรหัสบัญชีที่ถูกต้องก่อนนำเข้า ERP

AP — Accounts Payable

เจ้าหนี้การค้า

เงินที่บริษัทค้างจ่ายให้ซัพพลายเออร์ เกิดจากการซื้อสินค้าหรือบริการแบบเครดิต บันทึกเป็นหนี้สินระยะสั้นในงบดุล งาน AP รวมถึงการรับใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบ อนุมัติ และชำระเงิน ACCOS เชี่ยวชาญด้านการประมวลผลเอกสาร AP — อ่านใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์และส่งออกข้อมูลเข้าระบบบัญชีอัตโนมัติ

AR — Accounts Receivable

ลูกหนี้การค้า

เงินที่ลูกค้าค้างชำระให้บริษัท เกิดจากการขายสินค้าหรือบริการแบบเครดิต บันทึกเป็นสินทรัพย์ระยะสั้นในงบดุล งาน AR รวมถึงการออกใบแจ้งหนี้ ติดตามหนี้ และบันทึกการรับชำระ ACCOS รองรับการประมวลผลเอกสาร AR — ดึงข้อมูลจากใบกำกับภาษีที่ออกให้ลูกค้าเพื่อบันทึกรายรับ

VAT 7%

ภาษีมูลค่าเพิ่ม

ภาษีที่เรียกเก็บจากผู้บริโภคในทุกขั้นตอนของห่วงโซ่อุปทาน ปัจจุบันอัตราในไทยอยู่ที่ 7% ธุรกิจที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีต้องจดทะเบียน VAT และออกใบกำกับภาษีในทุกการขาย ผู้ซื้อที่จด VAT สามารถขอเครดิต VAT input ได้จากใบกำกับภาษีที่ได้รับ ACCOS ดึงและแยกยอด VAT จากเอกสารให้โดยอัตโนมัติ

RD — กรมสรรพากร

Revenue Department

หน่วยงานรัฐบาลไทยที่รับผิดชอบการจัดเก็บภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ภาษีเงินได้นิติบุคคล VAT และภาษีอื่น ๆ ธุรกิจยื่นแบบภาษีผ่านเว็บไซต์ rd.go.th หรือระบบ e-Filing ของ RD ACCOS ส่งออกข้อมูล WHT ในรูปแบบที่นำเข้าระบบ RD Smart Tax ได้โดยตรง

DBD — กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

Department of Business Development

หน่วยงานรัฐบาลไทยที่ดูแลการจดทะเบียนธุรกิจและนิติบุคคล ฐานข้อมูล DBD เป็นแหล่งอ้างอิงสำหรับตรวจสอบความถูกต้องของเลขทะเบียนนิติบุคคล ACCOS ตรวจสอบเลขทะเบียนนิติบุคคลในเอกสารกับฐานข้อมูล DBD อัตโนมัติ เพื่อยืนยันว่าชื่อบริษัทตรงกับเลขทะเบียนจริง

ใบส่งของ (Delivery Order / DO)

เอกสารที่ซัพพลายเออร์ออกเมื่อส่งมอบสินค้า ใช้เป็นหลักฐานการรับสินค้าและอ้างอิงกับใบแจ้งหนี้ โดยทั่วไปใบส่งของไม่ใช่เอกสารภาษี แต่ใช้ในกระบวนการ 3-way matching (PO + DO + Invoice) ก่อนอนุมัติจ่ายเงิน ACCOS ดึงข้อมูลจากใบส่งของได้ผ่านฟีเจอร์ Custom Document

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

เอกสารยืนยันการรับชำระเงิน ออกโดยผู้รับเงินให้ผู้จ่าย แตกต่างจากใบกำกับภาษีตรงที่ใบเสร็จยืนยัน "รับเงินแล้ว" ส่วนใบกำกับภาษียืนยัน "ขายสินค้า/บริการแล้ว" ธุรกิจบางแห่งออกเอกสารรวม "ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี" ในใบเดียว ACCOS ดึงข้อมูลจากใบเสร็จรับเงินได้ทุกรูปแบบ รวมถึงใบเสร็จรวมที่มีข้อมูล VAT

ใบลดหนี้ (Credit Note)

เอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อเพื่อลดยอดหนี้ที่ค้างชำระ เกิดขึ้นเมื่อสินค้าชำรุด ส่งมอบไม่ครบ หรือตกลงลดราคาหลังออกใบแจ้งหนี้แล้ว ใบลดหนี้ต้องออกควบคู่กับใบกำกับภาษีเดิม และส่งผลต่อ VAT ที่ต้องยื่น ACCOS รองรับการประมวลผลใบลดหนี้ผ่านฟีเจอร์ Custom Document Template